Regnskapsrutiner for Ungdomssenteret NLM Spydeberg
Tilganger i Conta regnskapssytem:
Følgende personer/roller skal ha tilgang til Conta:
- Økonomiansvarlig – er den som godkjenner utbetalinger
- Regnskapsfører - er den som fører regnskapet, sørger for riktig kontering og avdelingsbelastning.
- Utleieansvarlig- Er den som lager utgående fakturaer på utleie og andre inntektskilder som faktureres.
- Styreleder- er reserve for Økonomiansvarlig på godkjenning av betalinger.
Regnskapsfører og økonomiansvarlig kan bistå med utfakturering ved behov.
Rutiner for hvordan utgifter og inntekter skal føres:
Fakturaer:
Fakturaer til Ungdomssenteret eller et av lagene sendes enten på EHF til org nr 918064923 eller på epost til bilag@ungdomssenteret.no
- Regnskapsfører legger inn og sender videre til betaling.
- Økonomiansvarlig får bekreftelse/attestasjon av lagsleder/budsjettansvarlige før betaling sendes bank for belastning.
Kontanter:
- Kontanter som kommer inn ifm kollekt eller andre arrangementer skal telles av to personer. Det skal føres et telleskjema som signeres av begge.
- Det samme gjelder for kontantkasse. Den skal telles av to personer hver gang den har vært i bruk.
- Telleskjema vil bli laget både elektronisk og fysisk. De fysiske vil bli lagt på kontoret på Ungdomssenteret.
Utlegg som gave:
- Kvittering for utlegg som gis som gave legges fortsatt i blå boks på kontoret/bønnerommet. Før gjerne på hvilket lag det gjelder.
- Boksen blir gjennomgått en til to ganger pr år. Det blir satt opp en oversikt som føres samlet inn i regnskapet.
Utlegg til refusjon:
Utlegg som ønskes refundert skal sendes til bilag@ungdomssenteret.no, gjerne ved å ta et bilde av kvitteringen og sende inn. Husk å skrive følgende i mailen:
- Hvem som har hatt utlegget (ditt navn)
- Hvor det skal refunderes (ditt kontonummer, sørg for at det er riktig)
- Hvilket lag det skal gjelder
- Beskrivelse for hvilken anledning det er kjøpt inn f.eks slik: «Utlegg for Misjonsforeningen / Husstyret / Lag, Innkjøp av mat for servering.»
- Ikke nøl med å spørre om hjelp hvis noe er uklart eller teknisk utfordrende.
